Die VK Westfalen (Beschluss vom 21.02.2024 – VK 3-42/23, IBRRS 2024, 1116) folgt nachdrücklich der Linie von EuGH und OLG Koblenz: Bei Ausschreibungen über Rahmenvereinbarungen – etwa für Bewachungsdienstleistungen – ist die Angabe einer Schätz- und insbesondere einer verbindlichen Höchstmenge in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen zwingend.
Maßgebliche Rechtsgrundlagen:
§ 21 Abs. 1 S. 2 VgV („Der öffentliche Auftraggeber gibt in […] eine Schätzung des Umfangs […] an.“) – § 97 Abs. 1, Abs. 2 GWB (Grundsatz der Transparenz und Gleichbehandlung) – EuGH, Urteil vom 17.06.2021 – C-23/20, beck-online
Kernaussagen aus der Entscheidung:
„Ausgehend von Gleichbehandlungs- und Transparenzgrundsatz muss die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung sowohl die Angabe der Schätzmenge und/oder des Schätzwerts als auch eine Höchstmenge und/oder einen Höchstwert […] sowie den Hinweis enthalten, dass die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung verliert, wenn diese Menge oder dieser Wert erreicht ist. […] Wäre der Höchstwert oder die Höchstmenge der Rahmenvereinbarung nicht angegeben oder die Angabe nicht rechtlich verbindlich, könnten sich öffentliche Auftraggeber zudem über diese Höchstmenge hinwegsetzen […].“ (Rn. 60 ff.)
Und weiter (mit Verweis auf den EuGH): > „Dies ist erforderlich, da der Bieter erst auf Grundlage dieser Schätzung seine Leistungsfähigkeit zur Erfüllung der Verpflichtungen aus der Rahmenvereinbarung beurteilen kann.“
Praxisrelevante Hinweise:
- Ermittlung der Höchstmenge:
Die Höchstmenge definiert den maximal abrufbaren Leistungsumfang (bzw. Auftragswert) aus der Rahmenvereinbarung. Sie ergibt sich regelmäßig aus Erfahrungswerten der letzten Jahre, Prognosen zukünftiger Bedarfe und etwaigen Unsicherheiten. In der Praxis empfiehlt sich folgender Ablauf:- Ermittlung der bisherigen Durchschnittsabnahmemengen aus Vergleichszeiträumen (ggf. 3 Jahre).
- Bewertung erwartbarer Schwankungen (z. B. geplante Veranstaltungen, potentielle Mehrbedarfe).
- Zuschlag eines transparenten Risikoaufschlags (z.B. 10–20 %) zur Absicherung zukünftiger, eventuell höherer Bedarfe.
- Auf transparente Dokumentation der Herleitung achten.
- Beispiel:
Durchschnittliche Inanspruchnahme im Mittel der letzten 3 Jahre: 12.000 Wachstunden/Jahr, Spitzenwert: 13.500 h/Jahr. Einsetzen eines Risikoaufschlags von 20 % auf den Höchstwert: Höchstmenge = 13.500 h + 2.700 h = 16.200 h für Vertragslaufzeit. - Klarer Hinweis auf Beendigung der Rahmenvereinbarung mit Erreichen der Höchstmenge in Bekanntmachung und Vertragsbedingungen!
- Regelverstöße:
Fehlt die Festlegung, ist das komplette Verfahren (bei fortbestehender Beschaffungsabsicht) gem. § 168 Abs. 1 GWB in den Stand vor Bekanntmachung zurückzuversetzen – Nachbesserungen „on the fly“ genügen nicht.
Zentrale zentrale Handlungsanleitung:
„Denn bereits aus der Bekanntmachung muss sich für den Bieterkreis die Schätz- und Höchstmenge einer Rahmenvereinbarung ergeben, damit dieser seine Leistungsfähigkeit beurteilen und entscheiden kann, ob er an dem Vergabeverfahren teilnimmt (vgl. EuGH, Urteil vom 17. Juni 2021, Rs. C-23/20).“ (VK Westfalen, Rn. 71)
Fazit:
Die klare Festlegung einer maximalen Abrufmenge/Höchstwertes ist vergaberechtlich zwingend. Eine pauschale Öffnung („Mengen nach Bedarf, Über- oder Unterschreitung möglich“) ist ein durchgreifender Vergaberechtsverstoß. Praxistaugliche, nachvollziehbare Ermittlung und transparente Dokumentation sichern die Rechtssicherheit.
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